Dziś chciałabym Cię trochę skłonić do przemyśleń nad czynnikami, które z pewnością wpływają na sytuację finansową Twojej firmy, a co za tym idzie 
jej sukces biznesowy !
Pewnie przyszło Ci do głowy od razu kilka takich czynników. Ja dziś zwrócę uwagę na jeden z aspektów. Niewątpliwie takim czynnikiem w mojej ocenie jest system zarządzania należnościami, który w swojej firmie wdrożyłeś. Bo zakładam, że jakiś tam system przyjąłeś, nawet jeśli nie ma on sformalizowanych ram. Tylko zauważ, że piszę tutaj o zarządzaniu należnościami, a nie ich windykacji. Windykacja to najprościej ujmując proces dochodzenia przeterminowanych należności, obejmujący wszelkie działania (prawne, procesowe i faktyczne) zmierzające do odzyskania należności. Dla mnie windykacja jest pojęciem węższym niż zarządzanie należnościami.
Po co wprowadzać system zarządzania należnościami?
Dlaczego zarządzanie należnościami w firmie jest ważne? Myślę, że sam dobrze wiesz, ale mimo to pokuszę się o wskazanie w tym miejscu kilku powodów:
- pogarszanie się moralności płatniczej dłużników
- niestabilna sytuacja gospodarcza
- Twoi klienci mogą sami mieć problemy z odzyskiwaniem należności, dlatego Tobie nie płacą
- w warunkach dużej konkurencji istotnym czynnikiem jest cena, Klienci oczekują kredytów kupieckich, limitów kredytowych
- niektórzy Klienci stosują nieuczciwe praktyki by wstrzymywać płatności powołując się na rzekome uszkodzenia lub braki w dostawach
- jeśli masz płatność uzależnioną od momentu odbioru faktury Klienci przedłużają moment potwierdzenia odbioru faktury
- Klienci w sposób celowy i jednostronny wydłużają okresy płatności.
- Dobrze ułożony system zarządzania należnościami pomaga w skutecznej i szybkiej ich windykacji.
System zarządzania należnościami w firmie a skuteczna windykacja
Pamiętaj!
Sukces Twojej firmy zależy od działań podejmowanych jeszcze przed powstaniem należności.
Jakie więc mogą być przykładowe działania w ramach przyjętego systemu zarządzania należnościami?
- Stworzenie w Twojej firmie jasnych i spójnych zasad sprzedaży, warunków zapłaty, spójnych z celami biznesowymi w firmie.
- Ustalenie jasnej polityki udzielania kredytów handlowych i wdrożenie zasad polityki kredytowania kontrahentów.
- Podział odpowiedzialności między poszczególnymi uczestnikami procesu zarządzania należnościami.
- Ustalenie zasad kontroli nad wdrożonym systemem zarządzania należnościami oraz rozliczanie z efektów podejmowanych działań.
- Ustalenie działań prewencyjnych podejmowanych w celu identyfikacji i poziomu ryzyka. (takim działaniem przykładowo może być weryfikacja kontrahenta w ogólno dostępnych rejestrach, jakie informacje możesz w nich uzyskać za darmo możesz przeczytać we wpisie pt. “Skuteczność windykacji, a weryfikacja kontrahenta” . )
- Ustalenie zasad przy podpisywaniu umów z kontrahentami w celu dostosowania zapisów umowy do poziomu ryzyka.
- Wprowadzanie zabezpieczeń.
- Dokumentowanie należności.
- Stosowanie pieczęci prewencyjnej, o której możesz przeczytać we wpisie pt. Pieczęć prewencyjna.
- Ustalenie działań związanych z monitorowaniem nieprzeterminowanych należności.
- Ustalenie działań związanych z monitorowaniem przeterminowanych należności, a więc działań podejmowanych w ramach windykacji polubownej i przymusowej.
Mam nadzieję, że wpis ten zainspirował Cię do przemyślenia systemu zarządzania należnościami, jaki wprowadziłeś w swojej firmie. Gdybyś potrzebował pomocy w ułożeniu systemu zarządzania należnościami skontaktuj się z nami.
Ciąg dalszy nastąpi… 😉
Photo credit: 401(K) 2013 via Foter.com / CC BY-SA
